どうもミツシマです。

今回はSharePoint Online(OneDrive for Business)でテナント外のユーザーに対して、ファイルやフォルダを外部共有する方法を検証してみました。
その際、合わせてパスワードを設定するような手順を検証してみました。


〜事前準備〜

まずは今回の検証に必要な設定の確認から。
SharePoint管理センターへアクセスして、「ポリシー」-「共有」の「コンテンツを共有出来る相手」が「すべてのユーザー」になっていることを確認する。
※初期値は「すべてのユーザー」になっているはずです。

上記設定がされている状態であれば、実際に「共有」する際に「リンクの設定」にて「リンクを知っているすべてのユーザー」を選ぶ事ができるはずです。
(注)ただし、外部共有出来るユーザー(セキュリティグループ)を制限されていた場合は外部共有がそもそも使用出来ない為、注意が必要である。また、外部共有出来るユーザーがセキュリティグループで制限されていた場合、「リンクを知っているすべてのユーザー」が選択出来なくなるようなので合わせて注意が必要である。

↓↓設定画面とユーザー共有画面↓↓
01-外部共有設定

※外部共有が制限されている場合は以下のように「リンクを知っているすべてのユーザー」がグレーアウトし、選択出来なくなる。
02-外部共有設定(選択不可)


では事前設定の準備が出来たところで、実際にパスワード付きで外部共有する手順を検証してみます!!


〜検証〜

今回は「TEST」フォルダを外部共有する想定で検証しています。
該当のフォルダを選択した上で「共有」をクリックします。
03-ユーザーによる外部共有設定画面

その後、「リンクを知っているすべてのユーザー」を選択すると、下記画面のように「有効期限」や「パスワード」を設定出来る画面が表示されます。
(注)「有効期限」に関しては初期値では特に無制限となっていますが、SharePoint管理センターから「有効期限」の長さを強制することが可能です。例えば「2ヶ月」に制限した場合は、共有する日から最長でも「2ヶ月」後までしか有効期限を設定することが出来ません。
04-ユーザーによる外部共有設定画面

設定が出来たところで「適用」をクリックする。
「適用」後は共有相手のメールアドレスを入力する欄が表示されるので、そこに共有したいメールアドレスを入力後、「送信」をクリックすれば共有リンクが送信されます。
(注)相手にメールが送られますが、高確率で迷惑メールに入ることがありました。。。。(汗)
   その為、「リンクをコピー」をクリックした上で手動でメールを作成・送信した方が
   いいような気がします。

05-ユーザーによる外部共有設定画面


↓↓実際に相手側に送信されるメール画面はこんな感じです↓↓
99-メール画面


その後、開くと下記画面が表示されるので別途パスワードを入力する。
06-共有相手の画面

正常に「TEST」フォルダが表示されることを確認する。
今回は「編集」を許可していたので、ファイルアップロードが可能です。
更新者は「ゲスト投稿者」という感じで表示がされるようです。
07-共有相手の画面


ただし、ファイルのアップロードは出来ても削除は出来ないようです。
ファイルを選択しても「削除」ボタンは特に出てきません。
08-共有相手の画面



こんな感じでパスワード付きで共有がかけられるので大きいファイルのやり取り等に便利そうでしたが、実際には注意が必要だと感じました。
その理由の1つがパスワードなしで共有も出来てしまうことです。


↓↓実際にやってしまいそうになる画面がこんな感じです↓↓
11-共有設定画面(PWなし)
31-共有設定画面(PWなし)

「共有」のすぐ下にある「リンクをコピー」をクリックしてしまうと、パスワードなしでリンクがすぐに出来上がってしまいます。
※既定で選択されるリンクの種類によりますが、以下の画面のように既定が「リンクを知っているユーザー」だと上記現象が発生します。
20-共有オプションの既定の設定




仮にパスワードなし共有リンクを作成してしまったり、以前作成した共有リンクを確認したい場合には、「アクセス許可の管理」から確認やリンクの削除が出来ます。
12-共有削除手順
32-共有設定画面-確認



実際にやってみた感想としては便利な感じでしたが、パスワードをいちいち設定しないといけなかったり、手順を誤るとパスワードなし共有リンクが出来上がってしまったりとちょっと不便な感じでした。
なので実環境においては特定のユーザー」向けに共有リンクを作成する方がはるかに楽で便利だと感じました。
※「特定のユーザー」向けの共有リンク作成検証は後日アップ予定です。


こんな感じで今回の検証は終わりたいと思います!!
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